Privacybeleid

Wie is verantwoordelijk voor uw gegevens?

Sophie Urbain, zelfstandig ondernemer als natuurlijke persoon, baat Starbaby & Beautykids Europe uit en bepaalt het gebruik van de gegevens voor de wedstrijd. Adres: rue du Chêne Damseaux 16, 7011 Ghlin, België. KBO-nummer: 0875.901.684.

Voor vragen over uw gegevens of die van uw kind: contact@starbabybeautykids.com of +32 489 77 10 03.

Welke gegevens verzamelen wij?

Het formulier verzamelt de naam, voornaam, geboortedatum, het geslacht, de gesproken talen en twee foto’s van het kind, plus het postadres, e-mailadres en telefoonnummer van het gezin. Deze velden zijn nodig om het huidige formulier te versturen.

Wij bewaren ook de referentie, datum en opvolgingsgegevens van de aanvraag en meldingen. De website en hostingprovider verwerken technische verbindingsgegevens voor de werking en beveiliging.

De gegevens komen van het door het gezin ingevulde formulier en, voor oudere dossiers, uit het vorige inschrijvingssysteem.

Verplichte velden staan op het formulier. Zonder deze informatie kan de aanvraag niet worden verwerkt; neem contact op bij vragen of problemen. Verstuur via dit formulier geen identiteitsdocument of medische informatie.

Waarom gebruiken wij deze gegevens?

De contactgegevens van de ouder of wettelijke vertegenwoordiger dienen om de aanvraag te beantwoorden, deelname voor te bereiden en op te volgen. De grondslag is de op verzoek genomen precontractuele maatregelen en, na bevestiging, de uitvoering van de deelname (artikel 6.1.b AVG).

De gegevens van het kind dienen om de kandidatuur te identificeren, de categorie te controleren en de door de vertegenwoordiger gevraagde aanvraag te beoordelen. Deze interne beoordeling berust op ons gerechtvaardigd belang om de wedstrijd en de aanvraag te organiseren (artikel 6.1.f), met aandacht voor de rechten en belangen van het kind. Dit omvat geen automatische publicatie van foto’s. U kunt hiertegen bezwaar maken.

Beveiliging, het voorkomen van dubbele of misbruikte aanvragen en de verdediging van rechten berusten op ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f). Wettelijk verplichte stukken worden op basis van die verplichting verwerkt (artikel 6.1.c). Publicatie op grond van een toestemming en de activering van YouTube berusten elk op toestemming binnen hun eigen doel (artikel 6.1.a).

De website neemt geen selectiebeslissingen met rechtsgevolgen uitsluitend op geautomatiseerde wijze. Er is geen gezichtsherkenning of reclameprofilering van kinderen.

Foto’s van kinderen

De twee inschrijvingsfoto’s dienen om de kandidatuur te beoordelen. Ze worden als miniatuur opgenomen in de pdf voor de organisatie. Verzenden publiceert ze niet automatisch in galerijen of bij stemmen.

Publicatie van portretten en wedstrijdbeelden staat los van de inschrijving en moet voldoen aan de fototoestemming in het op papier ondertekende reglement: toegestane doelen, media en periode. Dit beleid breidt die toestemming niet uit. Vraag de organisatie om een kopie of uitleg over het document dat op u van toepassing is.

De vertegenwoordiger moet bevoegd zijn om voor het kind te handelen en rekening houden met andere houders van het ouderlijk gezag. Het kind wordt betrokken volgens zijn of haar maturiteit. Om toestemming in te trekken of een afbeelding te melden, vermeldt u de betrokken pagina. Intrekking maakt eerder rechtmatig gebruik niet onrechtmatig.

Wie heeft toegang?

Sophie Urbain en bevoegde teamleden raadplegen dossiers voor zover hun taak dat vereist. Hostinger verzorgt hosting, e-mail en back-ups. Technische dienstverleners werken binnen hun betreffende opdracht.

De tabel kan via een privétoegang met bevoegde personen worden gedeeld. Werkkopieën, onder meer in Google Sheets, kunnen voor de organisatie worden gebruikt; dezelfde doelen, toegangsbeperkingen en bewaartermijnen blijven gelden. Het formulier stuurt niet automatisch een aanvraag naar Google Sheets.

Contactgegevens van gezinnen en inschrijvingsdossiers worden niet in openbare galerijen geplaatst. Openbare portretten, weergegeven namen en resultaten vallen onder de deelname en toepasselijke toestemmingen. Wij verkopen dossiers niet aan adverteerders.

Hoe lang bewaren wij dossiers?

Inschrijvings- en opvolgingsdossiers: maximaal één jaar na afloop van de betrokken editie, daarna verwijderen of anonimiseren. Dit maximum geldt ook voor werkkopieën, e-mails en pdf’s voor die opvolging. Een ingetrokken, niet-geselecteerde of overbodige aanvraag wordt eerder verwijderd zodra geen opvolging of andere bewaargrond meer bestaat.

Tijdelijke formulierbestanden: originele foto’s en de pdf op de server worden na geslaagde verzending aan de organisatie gewist. Bij een fout blijven ze beschikbaar om de verzending af te handelen. Dit wist niet de databasefiche of de reeds ontvangen e-mailbijlage.

Gepubliceerde foto’s: gedurende de toegestane periode en zolang het gebruik overeenstemt met het doel van de toestemming. Ze worden verwijderd wanneer de toestemming eindigt, toepasselijk wordt ingetrokken of de foto’s niet langer nodig zijn. Ondertekende toestemmingen worden bewaard zolang ze het gebruik rechtvaardigen en vervolgens alleen zolang bewijs van een recht of een toepasselijke verplichting dit vereist, met beperkte toegang.

Bij een geschil of wettelijke verplichting worden alleen noodzakelijke stukken afzonderlijk bewaard voor de vereiste termijn of tot afhandeling en het verstrijken van toepasselijke beroepstermijnen. Technische logs dienen voor werking, diagnose en beveiliging; bewaring blijft beperkt tot die behoeften.

De organisatie beheert de termijnen: de website verwijdert niet automatisch alle dossiers na één jaar. Een gerechtvaardigd verwijderverzoek omvat ook relevante actieve kopieën. Hostinger-back-ups vervallen volgens hun rotatie: dagelijkse kopieën 7 dagen, wekelijkse tot 6 weken. Na herstel van een oude back-up moet een eerdere verwijdering opnieuw worden toegepast.

Externe diensten

De websiteserver staat bij Hostinger in Nederland. Hostinger levert hosting, e-mail en back-ups; ondersteuning en subverwerkers kunnen verwerking buiten de Europese Economische Ruimte meebrengen. De verwerkersovereenkomst regelt dit en voorziet onder meer in standaardcontractbepalingen voor doorgiften waarop die van toepassing zijn.

Google is betrokken wanneer u een YouTube-speler toestaat en wanneer de organisatie een werkkopie in Google Sheets gebruikt. Gegevens kunnen buiten de EER worden verwerkt, onder meer in de Verenigde Staten. Google beschrijft zijn doorgiftemechanismen, waaronder adequaatheidsbesluiten en standaardcontractbepalingen, in zijn documentatie. U kunt ons informatie of een kopie van toepasselijke waarborgen vragen.

De twee YouTube-video’s worden pas na uw keuze geladen; hun voorbeelden staan op onze website. De hoofdvideo op de homepage wordt lokaal gehost. De cookiepagina legt activering en intrekking uit.

Hostinger · DPA

Google · Gegevensdoorgiften

Uw rechten

Onder de AVG-voorwaarden kunt u inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en, waar toepasselijk, overdraagbaarheid vragen. U kunt bezwaar maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang en toestemming altijd intrekken, zonder terugwerkende kracht.

Schrijf naar contact@starbabybeautykids.com of Sophie Urbain, rue du Chêne Damseaux 16, 7011 Ghlin, België. Vermeld uw verzoek, het dossier en voor een kind uw hoedanigheid als vertegenwoordiger. Aanvullend bewijs van identiteit of bevoegdheid wordt alleen bij redelijke twijfel en op evenredige wijze gevraagd.

Wij antwoorden in beginsel binnen één maand. Indien complexiteit of het aantal verzoeken verlenging vereist, melden wij dit binnen die maand; maximaal twee extra maanden zijn mogelijk. Het verzoek is in beginsel gratis. Een weigering of beperking wordt toegelicht.

U kunt een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, of bij de bevoegde autoriteit in uw land. U hoeft niet eerst contact met de organisatie op te nemen.