Politique de confidentialité

Qui est responsable de vos données ?

Sophie Urbain, indépendante en personne physique, exploite Starbaby & Beautykids Europe et détermine les utilisations des données liées au concours. Adresse : rue du Chêne Damseaux 16, 7011 Ghlin, Belgique. Numéro BCE : 0875.901.684.

Pour toute question ou demande concernant vos données ou celles de votre enfant : contact@starbabybeautykids.com ou +32 489 77 10 03.

Les informations recueillies

Le formulaire recueille les nom et prénom de l’enfant, sa date de naissance, son sexe, les langues parlées, deux photos, ainsi que l’adresse postale, l’e-mail et le téléphone de contact de la famille. Ces champs sont nécessaires à l’envoi du formulaire actuel.

Nous conservons aussi la référence et la date de la demande ainsi que les informations nécessaires à son suivi et aux notifications. Le site et son hébergeur traitent des informations techniques de connexion pour fonctionner et assurer leur sécurité.

Les informations proviennent du formulaire rempli par la famille et, pour les anciens dossiers, de la reprise du précédent système d’inscription.

Les champs obligatoires sont signalés sur le formulaire. Sans ces informations, l’envoi ne peut pas être traité ; contactez-nous si vous avez une difficulté ou une question. N’envoyez pas de document d’identité ni d’information médicale via ce formulaire.

Pourquoi utilisons-nous ces informations ?

Les coordonnées du parent ou représentant légal servent à répondre à sa demande, préparer la participation et assurer son suivi : ces démarches reposent sur les mesures précontractuelles demandées et, lorsque la participation est confirmée, sur son exécution (article 6.1.b du RGPD).

Les informations de l’enfant permettent d’identifier sa candidature, de vérifier sa catégorie et d’examiner le dossier demandé par son représentant. Leur examen interne repose sur notre intérêt légitime à organiser le concours et traiter cette candidature (article 6.1.f), en tenant compte des droits et de l’intérêt de l’enfant. Cet usage ne comprend pas la publication automatique des photos. Vous pouvez vous y opposer en nous contactant.

La sécurité, la prévention des doublons et des abus et la défense de nos droits reposent sur notre intérêt légitime (article 6.1.f). Les pièces imposées par une obligation légale sont traitées sur cette base (article 6.1.c). Une publication fondée sur une autorisation et l’activation de YouTube reposent sur le consentement (article 6.1.a), dans leur périmètre respectif.

Le site ne prend aucune décision de sélection produisant des effets juridiques par un traitement entièrement automatisé. Il n’utilise ni reconnaissance faciale ni profilage publicitaire des enfants.

Les photos des enfants

Les deux photos du formulaire servent à examiner la candidature. Elles figurent en miniature dans la fiche PDF transmise à l’organisation. Leur envoi ne les publie pas automatiquement dans les galeries ou les votes.

La publication des portraits et des images du concours est distincte de l’inscription. Elle doit respecter l’autorisation relative aux photos figurant dans le règlement signé sur papier : finalités, supports et période autorisés. Cette politique n’élargit pas cette autorisation. Vous pouvez demander à l’organisation une copie ou des précisions sur le document vous concernant.

Le représentant doit disposer de l’autorité nécessaire pour agir pour l’enfant et respecter les droits des autres titulaires de l’autorité parentale. L’enfant est associé au choix selon sa maturité. Pour retirer un consentement ou signaler une image, écrivez-nous en indiquant la page concernée. Le retrait n’annule pas la licéité des usages antérieurs fondés sur ce consentement.

Qui peut accéder aux données ?

Sophie Urbain et les membres habilités de l’organisation accèdent aux dossiers dans la mesure nécessaire à leurs fonctions. Hostinger assure l’hébergement, la messagerie et les sauvegardes. Les prestataires techniques n’interviennent que pour les services concernés.

Le tableau peut être partagé au moyen d’un accès privé avec des personnes habilitées. Des copies de travail, notamment dans Google Sheets, peuvent être utilisées pour l’organisation ; elles restent soumises aux mêmes finalités, restrictions d’accès et règles de conservation. Le formulaire n’envoie pas automatiquement une candidature à Google Sheets.

Les coordonnées des familles et le dossier d’inscription ne sont pas publiés dans les galeries. Les portraits, noms affichés et résultats rendus publics relèvent de la participation et des autorisations applicables. Nous ne vendons pas les dossiers à des annonceurs.

Combien de temps conservons-nous les dossiers ?

Dossiers d’inscription et de suivi : au maximum un an après la fin de l’édition concernée, puis suppression ou anonymisation. Ce plafond comprend les copies de travail, e-mails et PDF conservés pour ce suivi. Une candidature retirée, non retenue ou devenue inutile est supprimée plus tôt lorsqu’aucun suivi ni motif de conservation ne subsiste.

Fichiers temporaires du formulaire : les photos originales et le PDF présents sur le serveur sont purgés après l’envoi réussi à l’organisation. En cas d’échec, ils restent disponibles pour traiter l’envoi. Cette purge ne supprime ni la fiche d’inscription en base ni la pièce jointe déjà reçue par e-mail.

Photos publiées : pendant la période couverte par l’autorisation et tant que leur utilisation correspond à sa finalité ; elles sont retirées lorsque cette autorisation prend fin, lorsqu’un retrait de consentement applicable est demandé ou lorsqu’elles ne sont plus nécessaires. Les autorisations signées sont conservées pendant les utilisations qu’elles justifient, puis uniquement pendant la durée nécessaire à la preuve d’un droit ou à une obligation applicable, avec accès restreint.

En cas de litige ou d’obligation légale, seules les pièces nécessaires sont conservées séparément pendant la durée imposée ou jusqu’à la résolution du dossier et l’expiration des délais de recours applicables. Les journaux techniques servent au fonctionnement et au diagnostic des incidents ; leur conservation est limitée à ces besoins et à la sécurité.

La gestion des échéances incombe à l’organisation : le site ne supprime pas automatiquement tous les dossiers au bout d’un an. Lors d’une demande justifiée, les copies actives concernées sont également traitées. Les sauvegardes techniques Hostinger expirent selon leur rotation : copies quotidiennes sur 7 jours, hebdomadaires jusqu’à 6 semaines. Une suppression doit être réappliquée si une ancienne sauvegarde est restaurée.

Services externes

Le serveur du site est situé aux Pays-Bas chez Hostinger. L’hébergement, la messagerie et les sauvegardes sont fournis par Hostinger ; l’assistance et ses sous-traitants peuvent impliquer des traitements hors de l’Espace économique européen. Son accord de traitement encadre ces interventions et prévoit notamment des clauses contractuelles types pour les transferts auxquels elles s’appliquent.

Google intervient si vous autorisez un lecteur YouTube et, pour l’organisation, lorsqu’une copie de travail est utilisée dans Google Sheets. Des données peuvent alors être traitées hors de l’EEE, notamment aux États-Unis. Google décrit ses mécanismes de transfert, dont les décisions d’adéquation et les clauses contractuelles types, dans sa documentation. Vous pouvez nous demander des informations ou une copie des garanties applicables.

Les deux vidéos YouTube ne sont pas chargées avant votre choix ; leurs aperçus sont hébergés sur notre site. La vidéo principale de l’accueil est locale. Les modalités d’activation et de retrait sont détaillées sur la page Cookies.

Hostinger · DPA

Google · Transferts de données

Vos droits et vos demandes

Vous pouvez, selon les conditions du RGPD, demander l’accès, la rectification, l’effacement ou la limitation de vos données, vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime et demander la portabilité lorsqu’elle s’applique. Un consentement peut être retiré à tout moment, sans effet rétroactif.

Écrivez à contact@starbabybeautykids.com ou à Sophie Urbain, rue du Chêne Damseaux 16, 7011 Ghlin, Belgique. Précisez la demande, le dossier concerné et, pour un enfant, votre qualité de représentant. Nous ne demandons une preuve d’identité ou d’autorité supplémentaire qu’en cas de doute raisonnable et de façon proportionnée.

Une réponse est apportée en principe dans le mois suivant la demande. Si sa complexité ou le nombre de demandes justifie une prolongation, vous en êtes informé dans ce premier mois ; la prolongation peut aller jusqu’à deux mois supplémentaires. La démarche est en principe gratuite. Tout refus ou restriction est expliqué.

Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l’Autorité de protection des données belge, rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles, ou auprès de l’autorité compétente de votre pays. Contacter l’organisation au préalable n’est pas une condition pour exercer ce droit.